Lic. Aurora Bornios Barreto
Directora
Av. Cuauhtémoc S/N Interior Parque Papagayo, Fracc. Hornos
440-70-92 Ext. 4475, 4481
Servicios
Procedimiento para la recepción, clasificación y registro de documentación
Recepción
La recepción de documentación es entregada a través de la ventanilla de Dirección de Control de Gestión de la Secretaría General, tales como demandas sociales, trámites administrativos, invitaciones, felicitaciones, peticiones, informes, entre otros.
La documentación es revisada en ventanilla, la cual deberá contar con todos los requisitos establecidos por esta Dirección para poder ser ingresada:
Nombre del peticionario
Domicilio
Teléfono
Fecha
Copia de la Credencial del elector
Clasificación
Una vez recibida la documentación, el receptor de documentos procede a llevar a cabo su clasificación, ya sea por asunto, dependencia o por prioridad
Registro
El receptor de documentos deberá llevar a cabo el registro y captura de los siguientes datos:
Número de folio
Número de oficio
Nombre del peticionario
Nombre del remitente
Fecha del documento (día, mes, año)
Asunto
Procedimiento para el análisis y elaboración de oficios
Análisis
El analista se encarga de observar cada uno de los asuntos de acuerdo a la normatividad establecida en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero, Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal y del Bando de Policía y Buen Gobierno
Elaboración de oficios
Consiste en el registro de los datos en una minuta para asignar el número de oficio único correspondiente, los datos son los siguientes:
Número de oficio
Nombre de dependencia a la que se turna
Número de folio
Fecha de elaboración
Copias para archivo y de conocimiento
Revisión y autorización de oficios elaborados
La revisión la lleva a cabo el Director de Control de Gestión, a fin de verificar que el oficio este elaborado correctamente bajo los lineamientos establecidos.
La autorización será otorgada en relación al asunto que se trate por la Secretaría General o en su caso por el Director de Control de Gestión, la cual consistirá en la firma y sello de los mismos para poder ser turnados a la dependencia correspondiente.
Envío de oficios
El envío de oficios lo realiza el despachador, quien se encarga de verificar que los oficios estén en orden para su entrega, lleven su acuse, debidamente requisitados, sellados, con juegos de copias en caso de ser necesarios, firma correspondiente.
Los oficios que serán enviados se registran en una bitácora donde el mensajero firma la recepción de éstos.
Recepción de acuse
Se realiza después de la entrega de los mismos, verificando que se encuentren en el reporte de oficios elaborados por día, y que cuenten con el sello correspondiente de recibido por dependencia donde fueron remitidos.
Registro de respuestas
El registro de respuestas las realiza quien recibe la documentación por ventanilla, la cual clasifica como contestación y es capturada, el reporte a incluir es la respuesta y se actualiza el dato en el informe semanal.
Elaboración de contestación a los peticionarios
La elaboración de oficios de contestación a solicitudes presentadas ante esta Dirección, la llevará a cabo el personal administrativo quien se encarga de capturar los datos en el Programa Excel.
Los datos a introducir son:
Número de oficio
Número de folio
Nombre del solicitante
Nombre del remitente
Fecha del documento
Concepto
Reservación de sala de cabildo
La recepción de solicitudes para reservar la sala de cabildo la realizará el receptor de documentos, quien se encarga de destinarlas al personal administrativo; quien es el encargado de revisar la agenda esta sala, verifica que las solicitudes sean recibidas y procedan a su registro en caso de que no exista inconveniente alguno.
Los datos necesarios son: Número de oficio, número de folio, nombre del solicitante, fecha del documento, hora de utilización, concepto (asunto), número aproximado de asistentes.
La relación principal entre la Sala de Cabildo y esta Dirección solo es en cuestión de agendar actividades que ahí se llevaran a cabo, coordinando los tiempos para cada evento que se realice, ya sea con el Presidente Municipal, el Secretario General del Ayuntamiento u otras instancias Municipales, Estatales o Federales. Esta labor es con el objeto de tomar en cuenta a la ciudadanía y darle importancia a la voz del pueblo, no solo con quejas y peticiones, sino con acuerdos, mesa de trabajo, cursos o talleres.
Reservación de parques y plazoletas
Parque Escuela Naval, ubicado frente a la Terminal Marítima, Av. Costera Miguel Alemán
Plazoleta Sor Juana, a un costado de la Catedral
Plazoleta Juan R. Escudero, que se ubica frente a la C.R.O.M
Plazoleta Apolonio Castillo, ubicado a un costado del Asta Bandera, sobre la Costera Miguel Alemán frente al Parque Papagayo
Las canchas deportivas las manejan los Delegados, por lo que se turna la petición a la Dirección del Deporte y ellos dan contestación al peticionario.
Marco Normativo
Por lo que toca al marco normativo aplicado a los servidores públicos municipales, este es en primer lugar, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco de Juárez, Guerrero, Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero; en cuyo Artículo 98 en lo concerniente dispone: “ Son facultades y obligaciones del Secretario del Ayuntamiento las siguientes: … fracción III.- Dar trámite a la correspondencia del Ayuntamiento y cuenta diaria al Presidente Municipal de los asuntos para el acuerdo respectivo” En atención y cumplimiento al imperativo antes transcrito, la Dirección de Control de Gestión, recibe y da tramite a la correspondencia dirigida tanto al Presidente Municipal, así como aquella que dirigen directamente al Secretario General del H. Ayuntamiento, quien diariamente da cuenta al C. Presidente Municipal Constitucional de Acapulco de Juárez, Lic. José Luis Ávila Sánchez, quien resuelve lo que por ley le corresponde y somete a la consideración del pleno de regidores, lo que por Ley corresponda.
Por lo que toca al plan de acción puesto en práctica, por esta Dirección de Control de Gestión, en lo general es satisfacer a la ciudadanía y a las dependencias municipales, estatales y federales atendiendo sus demandas y turnando los asuntos a las dependencias correspondientes para tener así una respuesta pronta y oportuna. Así mismo, tener un control de la gestión ciudadana misma que se podrá consultar y acordar con el Secretario General del H. Ayuntamiento. Reflejar a corto plazo una capacidad administrativa en la recepción, clasificación, registro y envío de peticiones y/o demandas ciudadanas, ya que es necesario y obligatorio informar al peticionario el destino o área donde fue turnada su solicitud, proporcionando una respuesta satisfactoria o no. Vigilar que todas las diferentes dependencias del H. Ayuntamiento, atento a lo dispuesto por el Artículo 8° Constitucional, nos sujetemos al invocado imperativo en cuanto este dispone: “Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición, siempre que esta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa; pero en materia política solo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República. A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligación de hacerlo conocer en breve termino al peticionario” En cumplimiento al precepto que se invoca así como de los planes y programas puestos en marcha por la primera autoridad municipal, el Lic. José Luis Ávila Sánchez, nos hemos propuesto que las peticiones formuladas por los particulares sean turnadas en el más breve termino a la dependencia que deba conocer del asunto planteado, lo anterior como ya se dijo en cumplimiento del ejercicio del derecho de petición, haciendo la atenta petición de que la respuesta o acuerdo emitido se haga del conocimiento del peticionario siempre que esté dentro de sus atribuciones.
